Wij ontvangen regelmatig meldingen en supporttickets waarin gevoelige (persoonlijke) gegevens zijn opgenomen, zoals patiëntinformatie, BSN‑nummers, medische gegevens of andere vertrouwelijke informatie. In sommige gevallen zijn deze berichten niet voor ons bedoeld of wordt gevraagd of wij dergelijke informatie kunnen doorsturen.
Om de privacy van cliënten en patiënten te waarborgen en te voldoen aan geldende wet- en regelgeving, is het belangrijk dat berichten altijd worden geanonimiseerd voordat ze met derden worden gedeeld, zoals een servicedesk, leverancier of externe partij.
Wat verstaan we onder anonimiseren?
Anonimiseren houdt in dat alle gegevens die direct of indirect te herleiden zijn tot een persoon worden verwijderd of onleesbaar gemaakt. Denk hierbij aan:
- Naam, adres en woonplaats
- BSN, patiënt- of dossiernummer
- Geboortedatum
- Medische of zorginhoudelijke informatie
- E-mailadres of telefoonnummer
- Bijlagen met patiëntgegevens (zoals brieven, screenshots of rapportages)
- Na het anonimiseren mag het bericht niet meer te herleiden zijn naar een specifieke persoon.
Versturen van gevoelige informatie: gebruik veilig mailen
Indien het noodzakelijk is om niet‑geanonimiseerde (gevoelige) informatie te versturen, adviseren wij dit altijd via een veilig‑mailen oplossing te doen, zoals een erkende veilig‑mailen leverancier. Reguliere e‑mail is hiervoor niet geschikt, omdat deze onvoldoende beveiliging biedt voor het verzenden van persoonsgegevens.